Als ob Schwangerschaft, Geburt, Wochenbett und ein Neugeborenes nicht schon genug wären, kommt obendrauf ein ganzer Stapel Bürokratie. Der Berg kann überwältigend sein. Damit du den Überblick behältst, findest du hier eine klare Abarbeitungs-Checkliste für Deutschland, mit den wichtigsten Fristen, Zuständigkeiten und Unterlagen. Manche Punkte treffen auf euch nicht zu oder unterscheiden sich je nach Bundesland, aber als Grundgerüst ist das hier sehr zuverlässig.

Das Wichtigste zuerst

• Geburt beim Standesamt wird meist von der Klinik angezeigt, trotzdem müssen Unterlagen rechtzeitig abgegeben werden. Die Frist liegt bei einer Woche.

• Elternzeit muss schriftlich und fristgerecht beim Arbeitgeber eingehen, meist 7 Wochen vorher, in manchen Fällen 13 Wochen.

• Elterngeld wird nur für maximal 3 Lebensmonate rückwirkend gezahlt, deshalb nicht zu lange warten.

• Kindergeld wird bis zu 6 Monate rückwirkend gezahlt, also im ersten halben Jahr beantragen.

• Kündigungsschutz: ab Schwangerschaft und mindestens bis 4 Monate nach Entbindung, und in Elternzeit gilt zusätzlicher Schutz.

Vor der Geburt

1) Frauenärztliche Praxis finden und Mutterpass bekommen

Wann: sofort nach positivem Test
Wer: Schwangere
Unterlagen: Krankenkassenkarte

Hinweis: Vorsorgeintervalle und Inhalte werden im Mutterpass dokumentiert. Den Mutterpass möglichst immer dabeihaben. Mit Beginn der Schwangerschaft sind Vorsorgeuntersuchungen einmal im Monat vorgesehen. Ab der 32. Schwangerschaftswoche alle 2 Wochen. Deine Frauenärztin oder Frauenarzt stellt dir den Mutterpass aus. Im Mutterpass werden die Ergebnisse der Untersuchungen dokumentiert. Es wird empfohlen, während der ganzen Schwangerschaft den Mutterpass immer bei sich zu tragen.

2) Hebamme suchen und Wochenbettbetreuung sichern

Wann: so früh wie möglich
Wer: Schwangere
Unterlagen: Krankenkassenkarte

Du kannst Vorsorge bei Ärztin oder Hebamme machen oder kombinieren. Die Kombination ist für viele Familien besonders wertvoll. Wichtig ist, mit offenen Karten zu spielen und deine Frauenärztin zu informieren. Diese Entscheidung ist dein gutes Recht, auch wenn du hier Gegenwind bekommen könntest. Die Kosten übernimmt bis zu 8 Wochen nach der Geburt deine Krankenkasse. Bei Bedarf auch länger, zum Beispiel bei Stillproblemen oder Mehrlingsgsschwangerschaft. Die Hebammensuche kann ziemlich mühsam sein, denn es gibt immer weniger Hebammen und freie Kapazitäten. Dranbleiben lohnt sich aber, auch wenn eure Schwangerschaft weiter fortgeschritten ist.

3) Krankenkassenleistungen prüfen

Wann: am Anfang der Schwangerschaft
Wer: Schwangere

Schau nach Extras wie Geburtsvorbereitung, Haushaltshilfe, Mütterpflege, Stillberatung. Bei privater Versicherung lohnt ein genauer Blick, weil Leistungen anders geregelt sein können. Es ist ebenfalls sinnvoll, schon jetzt zu überlegen, wie dein Kind zukünftig versichert sein soll, ob über dich oder deine*n Partner*in. Eventuell kann ein Krankenkassenwechsel im Vorfeld sinnvoll sein, um die bestmöglichen Konditionen für deine Familie zu sichern.

4) Arbeitgeber informieren und Mutterschutz klären

Wann: sobald du möchtest, praktisch oft früh sinnvoll
Wer: Schwangere in Anstellung
Unterlagen: ggf. ärztliche Bescheinigung, wenn gefordert

Für dich gilt der Mutterschutz, sobald du deine Schwangerschaft dem Arbeitgeber mitteilst. Der Mutterschutz ist ein besonderer Schutz für Arbeitnehmerinnen oder Auszubildende, die schwanger sind oder stillen. Zum Mutterschutz gehören unter anderem der Schutz deine Gesundheit am Arbeitsplatz, der Schutz vor Kündigung, das Beschäftigungsverbot in den Wochen vor und nach der Geburt und die Sicherung deines Einkommens. In einem persönlichen Gespräch bespricht dein Arbeitgeber mit dir die Anpassungen der Arbeitsbedingungen während der Schwangerschaft oder Stillzeit. 

5) Geburtsvorbereitung wählen

Wann: je nach Kurs früh, oft ab Mitte Schwangerschaft
Wer: Mutter, Partner, beide

Ein Geburtsvorbereitungskurs hilft Eltern, sich intensiv auf ihr Baby vorzubereiten. Du erfährst alles über Geburtsmethoden, Geburtsabläufe, die unterschiedlichen Geburtsorte und lernst Atem- und Entspannungstechniken kennen. Die Kosten übernimmt normalerweise deine Krankenkasse, teilweise auch für den Partner oder die Partnerin. Achtung: es gibt enorme Qualitätsunterschiede. Viele Kurse binden die Partner zu wenig ein und das Wochenbett ist oft kaum ein Thema. Hier empfiehlt es sich, einen weiteren Kurs zu besuchen oder sich anderweitig gut zu informieren.

6) Geburtseinrichtung wählen und anmelden

Wann: so früh wie möglich
Wer: Mutter und Begleitperson
Unterlagen: Mutterpass, Krankenversichertenkarte. 

Die Wahl der richtigen Geburtseinrichtung ist wichtiger, als viele Schwangere zunächst denken. Schließlich geht es um den Ort, an dem dein Baby zur Welt kommen soll. Ob Krankenhaus, Geburtshaus oder Hausgeburt: Es lohnt sich, die verschiedenen Möglichkeiten in Ruhe zu vergleichen, damit die Entscheidung wirklich zu euren Bedürfnissen passt. Am besten beginnst du damit so früh wie möglich, auch wenn der Geburtstermin noch weit entfernt scheint. Gerade in beliebten Einrichtungen sind die Plätze oft schnell vergeben.

7) Mutterschaftsgeld vorbereiten

Wann: sobald die Bescheinigung zum voraussichtlichen Entbindungstermin vorliegt
Wer: gesetzlich Versicherte über die Krankenkasse, sonst ggf. Bundesamt für Soziale Sicherung
Unterlagen: Antrag, Bescheinigung über den voraussichtlichen Entbindungstermin, später Geburtsnachweis. 

Wenn du berufstätig bist, kannst du während der Mutterschutzfrist Mutterschaftsgeld erhalten. Die Mutterschutzfrist dauert meist 14 Wochen (6 Wochen vor und 8 Wochen nach der Geburt), bei Frühgeburt, Mehrlingen oder Behinderung verlängert sie sich nach der Geburt auf 12 Wochen. Die Höhe basiert auf deinem Durchschnittsverdienst der letzten 13 Wochen vor Mutterschutzbeginn. Die gesetzliche Krankenkasse zahlt bis zu 13 Euro pro Tag, den Rest bis zum durchschnittlichen Nettolohn übernimmt der Arbeitgeber.

Bist du gesetzlich versichert, beantragst du Mutterschaftsgeld bei deiner Krankenkasse. Bist du privat versichert oder familienversichert, ist das Bundesamt für Soziale Sicherung zuständig. Nach der Geburt reichst du die Geburtsurkunde zur Fortzahlung ein. Als gesetzlich Versicherte kannst du dabei oft direkt die Familienversicherung fürs Baby mitbeantragen.

Mutterschaftsgeld Antrag beim Bundesamt für Soziale Sicherung

8) Mutterschutzlohn bei Beschäftigungsverbot

Wann: sobald ärztlich ausgesprochen
Wer: Schwangere in Anstellung
Unterlagen: Attest fürs Beschäftigungsverbot

Die Abwicklung des Mutterschutzlohns läuft über deinen Arbeitgeber. Du kannst Mutterschutzlohn erhalten, wenn du vor oder nach der Mutterschutzfrist nicht arbeiten darfst, zum Beispiel aufgrund eines ärztlichen Beschäftigungsverbots. Das entsprechende Attest solltest du deinem Arbeitgeber so schnell wie möglich vorlegen. Darin sollten Zeitraum und Umfang des Beschäftigungsverbots klar benannt sein, sowie ob du bestimmte Tätigkeiten weiterhin ausüben kannst oder ob ein vollständiges Beschäftigungsverbot vorliegt. Der Mutterschutzlohn wird dir anschließend automatisch als Lohnfortzahlung durch deinen Arbeitgeber gezahlt.

9) Elternzeit planen und fristgerecht anmelden

Wann: spätestens 7 Wochen vor Beginn, bei späteren Abschnitten teils 13 Wochen
Wer: Elternteile in Anstellung
Unterlagen: schriftlicher Antrag mit Unterschrift

In Deutschland haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer grundsätzlich Anspruch auf bis zu 3 Jahre Elternzeit pro Kind. Die Elternzeit beantragst du beim Arbeitgeber mit einem schriftlichen, formlosen Antrag inklusive eigenhändiger Unterschrift. Da es viele Möglichkeiten gibt, Elternzeit zu planen, aufzuteilen und zu kombinieren, lohnt es sich, frühzeitig verschiedene Modelle durchzurechnen und eure Aufteilung gut abzustimmen. Elternzeit anmelden: Fristen und Form. 

10) Elterngeld planen

Wann: Planung in der Schwangerschaft, Antrag nach Geburt
Wer: Elternteile, die Elterngeld beziehen
Wichtig: Elterngeld wird maximal für 3 Lebensmonate rückwirkend gezahlt.

Mit dem Elterngeldrechner kannst du schon in der Schwangerschaft planen, welche Elterngeld-Variante für euch passt und wann ihr sie nutzen möchtet. So seht ihr auf einen Blick, wie sich Basiselterngeld, ElterngeldPlus und der Partnerschaftsbonus sinnvoll kombinieren lassen und mit welchen voraussichtlichen Elterngeldbeträgen ihr rechnen könnt. Nach der Geburt kannst du das Elterngeld in vielen Bundesländern online beantragen, zum Beispiel über ElterngeldDigital.

11) Vaterschaft anerkennen und ggf. Sorge erklären

Wann: vor oder nach der Geburt
Wer: unverheiratete Paare, je nach Konstellation
Wo: Jugendamt oder Standesamt
Das kann vieles erleichtern, weil Einträge dann direkt korrekt sind.

Bei unverheirateten heterosexuellen Paaren ist eine Vaterschaftsanerkennung beim Jugendamt oder Standesamt nötig, damit der Vater rechtlich anerkannt und in die Geburtsurkunde eingetragen wird. Häufig ist zusätzlich eine gemeinsame Sorgeerklärung sinnvoll. Bei verheirateten Paaren gilt der Ehemann automatisch als rechtlicher Vater. Die Vaterschaftsanerkennung kann bereits vor der Geburt erfolgen, damit der Eintrag direkt korrekt in der Geburtsurkunde steht.

Bei lesbischen Paaren kann die nicht gebärende Partnerin die Stiefkindadoption nutzen, dafür ist eine Ehe nicht zwingend erforderlich. Wurde das Kind mit privatem Samenspender gezeugt, ist dessen Einwilligung in die Adoption in der Regel notwendig. Da Details je nach Bundesland variieren können, lohnt sich eine frühzeitige Beratung.

12) Sorgerechtserklärung

Wann: vor oder nach der Geburt
Wer: Vater oder bei gleichgeschlechtlichen Paaren Mutter/Vater
Wo: Jugendamt
Unterlagen: Ausweis/Pass, Geburtsurkunde beider Eltern, Mutterpass (falls nach der Geburt, dann Geburtsurkunde des Kindes), Vaterschaftsanerkennung 

Wenn ihr nicht verheiratet seid, hat zunächst nur die Mutter das Sorgerecht. Möchtet ihr das gemeinsame Sorgerecht übernehmen, müsst ihr eine Sorgeerklärung abgeben, zum Beispiel beim Jugendamt oder bei einer Notarin bzw. einem Notar. Häufig lässt sich die Sorgeerklärung direkt zusammen mit der Vaterschaftsanerkennung erledigen. Am besten informiert ihr euch frühzeitig bei eurem zuständigen Jugendamt vor Ort.

13) Kinderärztliche Praxis finden

Wann: in der Schwangerschaft
Warum: U3 braucht meist eine Praxis, gute Praxen sind oft voll.

Die ersten Vorsorgeuntersuchungen deines Babys (U1 und U2) finden meist noch in der Geburtsklinik statt, bei einer Hausgeburt werden sie entsprechend anders organisiert. Spätestens ab der U3 brauchst du eine kinderärztliche Praxis. Da die U-Untersuchungen wichtig sind und viele gute Praxen früh ausgebucht sind, lohnt es sich, bereits während der Schwangerschaft nach einer passenden Kinderarztpraxis zu suchen.

14) Kita oder Tagespflege suchen

Wann: je nach Region sehr früh, oft in der Schwangerschaft sinnvoll
Wo: Kommune, Jugendamt, Träger, Kitas

Die Entscheidung, ob und ab wann dein Kind in die Betreuung geht, hängt ganz von eurer persönlichen Situation ab. Unterstützung bei der Suche nach einem Kitaplatz oder einer Tagespflegeperson bekommst du häufig über das Jugendamt oder die zuständige Kommune. Wenn ihr auf Betreuung angewiesen seid, lohnt es sich, bereits während der Schwangerschaft mit der Kita-Suche zu starten, denn gerade in Ballungsgebieten sind die Wartelisten oft lang.

15) Unterstützung fürs Wochenbett planen

Wann: in der Schwangerschaft
Optionen: Netzwerk, Haushaltshilfe, Mütterpflege. 

Wenn du dir nach der Geburt Unterstützung im Haushalt und in der Familienorganisation wünschst, kann eine Mütterpflegerin eine große Entlastung sein. Sie hilft praktisch im Alltag, zum Beispiel beim Kochen, Einkaufen, bei Hol- und Bringdiensten und allem, was die Familie gerade braucht. Oft gehören auch Massagen, kleine Entspannungsangebote und emotionaler Beistand dazu. Unter bestimmten Voraussetzungen und medizinischen Diagnosen können die Kosten für Mütterpflege von den gesetzlichen Krankenkassen übernommen werden.

16) Optional: Jobcenter und Mehrbedarfe

Wann: ab 13. SSW je nach Leistung
Wo: Jobcenter
Benötigte Unterlagen: Schriftlicher formloser Antrag, Mutterpass

Wenn du wenig Einkommen hast oder Bürgergeld beziehst, kannst du beim Jobcenter den Mehrbedarf für Schwangere beantragen. Zusätzlich gibt es je nach Bundesland Zuschüsse zur Erstausstattung. Den Mehrbedarf sowie Zuschüsse für Schwangerschaftsbekleidung kannst du meist ab der 13. Schwangerschaftswoche beantragen, die Babyerstausstattung häufig etwa 2 bis 3 Monate vor dem errechneten Geburtstermin. Tipp: Stelle zuerst den Antrag und kaufe danach, was du brauchst. Quittungen unbedingt aufbewahren.

17) Optional: Rechtsschutzversicherung

Um euren Wiedereinstieg nach der Elternzeit gut abzusichern und keine bösen Überraschungen zu erleben, kann es sinnvoll sein, frühzeitig über eine Rechtsschutzversicherung (Arbeitsrecht) nachzudenken. Denn auch wenn es Schutzmechanismen gibt, kommen Kündigungsstreitigkeiten rund um Schwangerschaft und Rückkehr in den Job in der Praxis vor.

Kündigungsschutz im Mutterschutz: Während der Schwangerschaft und bis vier Monate nach der Entbindung gilt ein besonderer Kündigungsschutz nach § 17 MuSchG, sofern der Arbeitgeber von der Schwangerschaft weiß (oder sie zeitnah mitgeteilt wird).

Kündigungsschutz in der Elternzeit: Während der Elternzeit besteht ebenfalls besonderer Kündigungsschutz nach § 18 BEEG. Er greift ab der Anmeldung der Elternzeit, frühestens acht Wochen vor Beginn (bzw. 14 Wochen bei Elternzeit zwischen dem 3. Geburtstag und dem vollendeten 8. Lebensjahr).

Wenn deine Elternzeit direkt an die Mutterschutzfrist anschließt und du fristgerecht anmeldest, ist der Schutz in der Regel nahtlos. Nach Ende der Elternzeit gilt wieder der allgemeine Kündigungsschutz. Da arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen Kosten verursachen können und viele Rechtsschutz-Tarife Wartezeiten und Bedingungen haben, lohnt es sich, das Thema früh zu prüfen.

Nach der Geburt

1) Geburt beurkunden lassen, Geburtsurkunden bestellen

Wann: innerhalb einer Woche
Wo: Standesamt des Geburtsorts
Wer: Eltern oder bevollmächtigte Person

Viele Kliniken leiten die Anzeige ans Standesamt weiter, trotzdem müsst ihr die Angaben und Unterlagen sauber abgeben. Wenn Vorname oder Familienname nicht sofort feststehen, gibt es dafür in vielen Standesämtern eine Nachfrist, oft bis zu einem Monat. Tipp: Bestellt mehrere Ausfertigungen der Geburtsurkunde, weil Elterngeld, Mutterschaftsgeld und Krankenkasse sie oft sehen wollen. Die Anmeldung beim Einwohnermeldeamt erledigt das Standesamt automatisch. Dies ist unter anderem für die Ausstellung eines Kinderausweises und für die Eintragung des Kindes in die Lohnsteuerkarte wichtig. 

2) Kind bei der Krankenkasse anmelden

Wann: innerhalb von 2 Monaten nach Geburt (wichtig besonders bei PKV)
Wo: Krankenkasse

Je nachdem, wie du und deine Partnerin versichert seid, gibt es drei Wege für die Krankenversicherung eures Babys: Sind beide Eltern gesetzlich versichert, kann das Kind in der Regel beitragsfrei über die Familienversicherung bei einem Elternteil mitversichert werden. Sind beide Eltern privat versichert, braucht euer Baby eine eigene private Krankenversicherung mit Beitrag. Ist ein Elternteil gesetzlich und das andere privat versichert, könnt ihr meist wählen, ob euer Kind privat oder gesetzlich familienversichert werden soll.

3) Kindergeld beantragen

Wann: so bald wie möglich, bis zu 6 Monate rückwirkend
Wo: Familienkasse der Bundesagentur für Arbeit

Kindergeld unterstützt die grundlegende Versorgung deines Kindes ab der Geburt und wird in der Regel mindestens bis zum 18. Geburtstag gezahlt. Wenn sich die Steuer-ID deines Kindes noch verzögert, kannst du den Kindergeldantrag trotzdem bereits einreichen. Die Familienkasse kann die Steuer-ID in vielen Fällen selbst ermitteln, sodass der Antrag nicht unnötig liegen bleibt.

4) Elterngeld beantragen

Wann: nach der Geburt, am besten früh
Wo: Elterngeldstelle, in vielen Bundesländern digital möglich
Unterlagen: Ausgefülltes Antragsformular von beiden Eltern unterschrieben, Personalausweis/ Pässe der Eltern, Nachweise über Einkommen und Mutterschaftsgeld, Geburtsurkunde Ihres Kindes im Original vom Standesamt 

Beantrage Elterngeld am besten innerhalb der ersten 3 Monate nach der Geburt, denn es wird maximal 3 Monate rückwirkend ausgezahlt. Wichtig: Für das Jahr, in dem du Elterngeld erhältst, musst du in der Regel eine Steuererklärung abgeben. Tipp: Wenn du dir Zeit und Nerven sparen möchtest, kannst du einen Elterngeld Service nutzen, der den Antrag für euch vorbereitet und begleitet.

Elterngeld beantragen: Fristen und Ablauf

5) Steuer ID fürs Baby im Blick behalten

Die Steuer ID kommt meist automatisch per Post. Falls nach drei Monaten nichts da ist, kann sie beim Bundeszentralamt für Steuern angefordert werden.

6) Rückbildungskurs planen

Wann: wenn es sich für dich gut anfühlt

Wir nennen es oft „Rückbildung“, auch wenn es nicht darum geht, deinen Körper möglichst schnell „zurück“ zu bekommen. Viel wichtiger ist, ihn nach der Geburt mit sanften Übungen zu unterstützen, gezielt zu kräftigen und vor allem den Beckenboden wieder aufzubauen, damit du dich im Alltag mit Baby stabiler und belastbarer fühlst. Ein Rückbildungskurs ist außerdem eine schöne Möglichkeit, andere Mamas mit Babys im ähnlichen Alter kennenzulernen und dich weniger allein zu fühlen. Es gibt inzwischen viele gute Online Rückbildungskurse, teils sogar kostenfrei. In der Regel werden Rückbildungskurse auch von der Krankenkasse übernommen. Viele Kurse sind schnell ausgebucht, also gern früh reservieren.

7) Optional nach Situation

• Stillen dem Arbeitgeber mitteilen, wenn relevant für Schutz und Pausenregelungen

• Kinderzuschlag, Wohngeld, Bürgergeld je nach Bedarf

• Frühe Hilfen, Familienhebamme, Beratungsangebote

• Haushaltshilfe, Mütterpflege, Mutter Vater Kind Kur bei Belastung

Wir hoffen, wir konnten dir helfen, in diesem riesigen Berg an Arbeit den Durchblick zu behalten und die die Angst und den Druck zu nehmen. Hier findest du passend zu unserem Artikel super gute Zusatzinformationen und richtig, richtig gute Checklisten zum downloaden. Wenn du diese Liste einmal durchplanst und die wichtigsten Unterlagen vor der Geburt vorbereitest, nimmst du euch enorm viel Druck aus dem Wochenbett. Nach der Geburt darf der Fokus auf Ankommen, Erholen und Kennenlernen liegen, nicht auf Papierkram. Wenn möglich, übernimmt der Partner oder eine bevollmächtigte Person die Behördengänge, während du dich um dich und euer Baby kümmerst. 

Hier gibt es die passende Checkliste zum kostenlosen Download.

Sinnvolle Quellen und weiterführende Links:

• Familienportal des Bundes: Checklisten und offizielle Infos zu Elterngeld, Elternzeit, Kindergeld

• Gesetze im Internet: Kündigungsschutz Mutterschutz § 17 MuSchG

• Gesetze im Internet: Kündigungsschutz Elternzeit § 18 BEEG

• Verwaltung Bund: Behördengänge nach der Geburt