Behördengänge und Administratives rund ums Elternwerden

Als ob Schwangerschaft, Geburt, Wochenbett und vor allem das neue Baby nicht eh schon deine Welt auf den Kopf stellen, müssen neben all den Erledigungen rund um Erstausstattung auch gefühlt noch eintausend bürokratische Dinge erledigt werden. Der Berg kann überwältigend sein und wir wissen aus eigener Erfahrung - das ist er auch. Und besonders am Anfang seeeehr unübersichtlich. Wir helfen dir hier, zwischen Mutterschutz, Elterngeldantrag und Beantragung des Kita-Platzes nicht den Überblick zu verlieren und guiden dich Step-by-Step durch den Behördendschungel und alle administrativen To Do´s, die ein Kind in Deutschland so mit sich bringen.

Hier also einen detaillierten Überblick, was alles so ansteht sobald man einen positiven Test in der Hand hält, wer sich darum kümmern muss, wann alles spätestens erledigt werden sollte und wie ihr davon profitiert. Ihr könnt unsere Liste ganz einfach abarbeiten und an eure persönliche Situation anpassen. Jede Familiensituation ist individuell und es kann sein, dass gar nicht jeder Punkt auf euch zutrifft oder ihr hier und da nochmal in die Tiefe gehen müsst. We know, es sieht nach einem Berg an Arbeit aus aber das Gefühl, alles erledigt zu haben ist doch einfach unbeschreiblich oder? Gutes Durchhalten!

Vor der Geburt

1 | Frauenärztliche Praxis suchen

Wann: mit positivem Schwangerschaftstest
Wo: Nähe Wohnort
Wer: alle Mütter
Benötigte Unterlagen: Krankenkassenkarte

Mit Beginn der Schwangerschaft sind Vorsorgeuntersuchungen einmal im Monat vorgesehen. Ab der 32. Schwangerschaftswoche alle 2 Wochen. Deine Frauenärztin oder Frauenarzt stellt dir den Mutterpass aus. Im Mutterpass werden die Ergebnisse der Untersuchungen dokumentiert. Es wird empfohlen, während der ganzen Schwangerschaft den Mutterpass immer bei sich zu tragen.

Und/Oder

2 | Hebamme suchen

Wann: mit positivem Schwangerschaftstest
Wo: Nähe Wohnort
Wer: alle Mütter
Benötigte Unterlagen: Krankenkassenkarte

Du kannst wählen, ob du die Vorsorgeuntersuchungen in deiner frauenärztlichen Praxis oder von deiner Hebamme durchführen lassen möchtest. Du kannst auch beides wählen und die Untersuchungen aufteilen. Auch die Hebamme kann den Mutterpass ausstellen und alle Vorsorgeuntersuchungen durchführen, außer den Ultraschalluntersuchungen. Eine Kombination empfehlen wir, es bringt einen solchen Mehrwert für euch. Wichtig ist, mit offenen Karten zu spielen und deine Frauenärztin zu informieren. Diese Entscheidung ist dein gutes Recht, auch wenn du hier Gegenwind bekommen könntest. Die Kosten übernimmt bis zu 8 Wochen nach der Geburt deine Krankenkasse. Bei Bedarf auch länger, zum Beispiel bei Stillproblemen oder Mehrlingsgsschwangerschaft. Die Hebammensuche kann ziemlich mühsam sein, denn es gibt immer weniger Hebammen und freie Kapazitäten. Dranbleiben lohnt sich aber, auch wenn eure Schwangerschaft weiter fortgeschritten ist.

3 | Schwangerschaft und errechneten Entbindungstermin deinem Arbeitgeber mitteilen 

Wann: keine Frist
Wer: Mutter
Benötigte Unterlagen: Ärztliche Bescheinigung über die Schwangerschaft nur, falls dem Arbeitgeber die mündliche Information nicht genügt. Die Kosten für die Bescheinigung muss der Arbeitgeber übernehmen. 

Für dich gilt der Mutterschutz, sobald du deine Schwangerschaft dem Arbeitgeber mitteilst. Der Mutterschutz ist ein besonderer Schutz für Arbeitnehmerinnen oder Auszubildende, die schwanger sind oder stillen. Zum Mutterschutz gehören unter anderem der Schutz deine Gesundheit am Arbeitsplatz, der Schutz vor Kündigung, das Beschäftigungsverbot in den Wochen vor und nach der Geburt und die Sicherung deines Einkommens. In einem persönlichen Gespräch bespricht dein Arbeitgeber mit dir die Anpassungen der Arbeitsbedingungen während der Schwangerschaft oder Stillzeit. 

4 | Geburtsvorbereitende Kurse besuchen

Wann: je nach Kurs schon mit Beginn der Schwangerschaft
Wer: Mutter, Vater, beide Elternteile
Wo: Krankenhaus, Geburtshäuser, Hebammenpraxis, Gesundheitszentren oder Online z.B. bei Kareen Dannhauer

Ein Geburtsvorbereitungskurs hilft Eltern, sich intensiv auf ihr Baby vorzubereiten. Du erfährst alles über Geburtsmethoden, Geburtsabläufe, die unterschiedlichen Geburtsorte und lernst Atem- und Entspannungstechniken kennen. Die Kosten übernimmt normalerweise deine Krankenkasse, teilweise auch für den Partner oder die Partnerin. Achtung: es gibt enorme Qualitätsunterschiede. Viele Kurse binden die Partner zu wenig ein und das Wochenbett ist oft kaum ein Thema. Hier empfiehlt es sich, einen weiteren Kurs zu besuchen oder sich anderweitig gut zu informieren. Wir können außerdem alle Kurse empfehlen, die einen starken Fokus auf die Mentale Vorbereitung legen z.B. Hypnobirthing oder Die friedliche Geburt.

5 | Geburtseinrichtung suchen und Anmeldung der Geburt 

Wann: so früh wie möglich
Wer: Mutter und alle, die bei der Geburt dabei sein werden
Wo: Krankenhaus, Geburtshaus, Hausgeburt (-shebamme)
Benötigte Unterlagen: Krankenversichertenkarte, Mutterpass

Die Wahl der richtigen Geburtseinrichtung ist wichtiger, als manch eine Schwangere vielleicht denkt! Du suchst schließlich den Ort, wo dein Baby auf die Welt kommen soll. Krankenhaus, Geburtshaus oder eine Hausgeburt: Hier lohnt sich eine intensive Auseinandersetzung mit den verschiedenen Möglichkeiten, damit die Entscheidung zu den individuellen Bedürfnissen passt. Beginne damit so früh wie möglich, auch wenn die Geburt noch weit weg scheint. In guten Einrichtungen sind freie Plätze oft sehr begrenzt.

6 | Mutterschaftsgeld beantragen 

Wann: so früh wie möglich
Wer: alle Mütter
Wo: Krankenkasse oder Bundesamt für soziale Sicherung
Benötigte Unterlagen: Antrag, Ärztliche „Bescheinigung über den mutmaßlichen Entbindungstag“ und nach der Geburt: Geburtsurkunde 

Wenn du berufstätig bist, dann kannst du während der Mutterschaftsfrist Mutterschaftsgeld bekommen. Die Mutterschutzfrist dauert 14 Wochen. Sie beginnt normalerweise 6 Wochen vor der Geburt und endet 8 Wochen nach der Geburt. Bei Frühgeburten, Zwillingen und behinderten Kindern verlängert sich die Schutzfrist nach der Geburt auf zwölf Wochen. Während des Mutterschutzes bekommst du das sogenannte Mutterschaftsgeld gezahlt. Wie hoch es genau ist, wird aus dem Durchschnittsverdienst in den letzten 13 Wochen vor dem Mutterschutz berechnet. Die gesetzliche Krankenkasse zahlt maximal 13 Euro pro Kalendertag. Der Arbeitgeber zahlt die Differenz zum durchschnittlichen Nettolohn. Wenn du gesetzlich versichert bist, informiere dich bei deiner Krankenkasse. Dort findest du den Online-Antrag oder das Antragsformular. Wenn du kein Mitglied der gesetzlichen Krankenkasse bist, sondern privat krankenversichert oder bei einer gesetzlichen Krankenkasse familienversichert bist, dann melde dich beim Bundesamt für Soziale Sicherung. Wenn du Selbstständig bist, setze dich am besten frühzeitig mit deiner Krankenkasse in Verbindung. Wenn du privat krankenversicherte Selbstständige bist, bekommst du leider kein Mutterschaftsgeld, ggf. aber Krankentagegeld. Als gesetzlich Versicherte kannst du auch gleich die Familienversicherung für dein Baby beantragen. Wenn dein Baby geboren wurde, musst du die Geburtsurkunde zur Fortzahlung des Mutterschaftsgelds an deine Krankenversicherung schicken. 

7 | Mutterschutzlohn 

Wann: so schnell wie möglich
Wer: alle Mütter in Anstellung bei Beschäftigungsverbot
Wo: Arbeitgeber
Benötigte Unterlagen: Ärztliches Attest, Antrag nicht notwendig

Du kannst den sogenannten Mutterschutzlohn beziehen, wenn du vor und nach der Mutterschutzfrist nicht arbeiten darfst, z.B. wegen eines ärztlichen Beschäftigungsverbots. Ein Attest über ein individuelles Beschäftigungsverbot musst du so schnell wie möglich beim Arbeitgeber vorlegen. Es sollte genaue Angaben über den Zeitraum und Umfang des Beschäftigungsverbots enthalten sowie Informationen, welchen Tätigkeiten du weiterhin nachgehen kannst oder ob es sich um ein vollständiges Beschäftigungsverbot handelt. Der Mutterschutzlohn wird dir von deinem Arbeitgeber automatisch als Lohnfortzahlung gewährt. 

8 | Elternzeit beantragen 

Wann: spätestens 7 Wochen vor Beginn der Elternzeit
Wer: alle Elternteile
Wo: Arbeitgeber
Benötigte Unterlagen: Formloser Antrag mit Unterschrift per Post

In Deutschland hat gesetzlich erstmal jede*r Arbeitnehmer*in Anspruch auf insgesamt 3 Jahre Elternzeit. Um Elternzeit zu beantragen, reicht ein formloser Antrag bei deinem Arbeitgeber. Die Anmeldung muss schriftlich und mit Unterschrift erfolgen. Elternzeit ist ein wahnsinnig komplexes Thema und es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, die Elternzeit aufzuteilen und zu gestalten. Ganz viele Infos dazu findest du HIER.

9 | Elterngeld planen 

Wann: nach der Geburt, alle Unterlagen können vorbereitet werden
Wer: alle Elternteile, die in Elternzeit gehen
Wo: Elterngeld digital
Benötigte Unterlagen: Formloser Antrag mit Unterschrift per Post

Mit dem Elterngeldrechner kannst du bereits während deiner Schwangerschaft planen, wann du welche Elterngeld-Variante du bekommen möchtest. So könnt ihr ausprobieren, wie sich Basiselterngeld, ElterngeldPlus und Partnerschaftsbonus für euch am sinnvollsten kombinieren lassen und wie hoch die Beträge voraussichtlich sein werden. Bei Elterngeld Digital kannst du das Elterngeld dann nach der Geburt in vielen Bundesländern online beantragen. 

10 | Anerkennung der Vaterschaft

Wann: vor oder nach der Geburt
Wer: unverheiratete Paare
Wo: Zuständiges Jugendamt, Standesamt
Benötigte Unterlagen: Ausweis/Pass, Geburtsurkunde beider Eltern, Mutterpass (falls nach der Geburt, dann Geburtsurkunde des Kindes), gegebenenfalls Übersetzung ausländischer Urkunden

Bei heterosexuellen, unverheirateten Paaren muss der Vater beim Jugendamt oder Standesamt eine Vaterschaftsanerkennung abgeben, damit er rechtlich als Vater gilt und in die Geburtsurkunde eingetragen wird. Gegebenenfalls muss auch eine Erklärung zum Sorgerecht und Aufenthaltsbestimmungsrecht beantragt werden. Bei heterosexuellen, verheirateten Paaren gilt der Ehemann, wer hät´s gedacht, automatisch rechtlich als Vater. HIER findet ihr Informationen zur Elternschaft bei gleichgeschlechtlichen Eltern. Die Vaterschaftsanerkennung kann auch schon vor der Geburt beantragt werden. Das hat den Vorteil, dass der Vater direkt in die Geburtsurkunde des Kindes eingetragen werden kann und diese nicht nachträglich angepasst werden muss. 

Wenn in lesbischen Paaren eine der beiden Frauen selbst ein Kind bekommt, kann ihre Partnerin den Weg der Stiefkindadoption gehen - dafür müsst ihr nicht verheiratet sein. Wenn das Kind mit Sperma von einem privaten Samenspender gezeugt wurde, muss dieser ebenfalls in die Adoption einwilligen. All das kann ggf. schon vor der Geburt beantragt werden - lasst euch dazu aber am besten beraten, denn das sinnvollste Vorgehen ist manchmal abhängig vom Bundesland, in dem ihr lebt.

11 | Sorgerechtserklärung 

Wann: vor oder nach der Geburt
Wer: Vater oder bei gleichgeschlechtlichen Paaren Mutter/Vater
Wo: Zuständiges Jugendamt
Benötigte Unterlagen:  Ausweis/Pass, Geburtsurkunde beider Eltern, Mutterpass (falls nach der Geburt, dann Geburtsurkunde des Kindes), Vaterschaftsanerkennung 

Wenn ihr nicht verheiratet seid, so hat nur die Mutter das Sorgerecht. Wenn ihr gemeinsam für euer Kind sorgen möchtet, müsst ihr eine gemeinsame Sorgerechtserklärung abgeben, z.B. bei eurem Jugendamt, bei einer Notarin oder einem Notar. Eine Beantragung kann oftmals gleichzeitig mit der Vaterschaftsanerkennung erledigt werden. Erkundigt euch einfach bei eurem Jugendamt vor Ort. 

12 | Bei Bedarf: Leistungen im Jobcenter

Wann: während der Schwangerschaft
Wer: Mütter, die Anspruch darauf haben
Wo: Jugendamt
Benötigte Unterlagen: Schriftlicher formloser Antrag, Mutterpass 

Wenn du wenig Einkommen hast oder Bürgergeld bekommst, kannst du beim Jobcenter den Mehrbedarf für Schwangere beantragen. Außerdem gibt es je nach Bundesland auch Zuschüsse zur Erstausstattung. Eine Beantragung von Mehrbedarf und Schwangerschaftsbekleidung ist ab der 13. Schwangerschaftswoche möglich. Eine Beantragung von Babyerstausstattung ist 2 bis 3 Monate vor dem errechneten ET möglich. Tipp: Stelle erst den Antrag und kaufe dann notwendige Schwangerschaftskleidung oder Babysachen. Wichtig: Quittungen gut aufbewahren. 

13 | Kinderärztliche Praxis suchen 

Wann: während der Schwangerschaft
Wer: Mutter oder Vater
Wo: Beratung durch deine Hebamme, Frauenärztliche Praxis oder Internetsuche
Benötigte Unterlagen: Krankenversichertenkarte 

Die ersten Untersuchungen deines Babys (die U1 und U2) werden oft noch in der Geburtseinrichtung (nicht bei Hausgeburten) durchgeführt. Ab der U3 bauchen du und dein Baby eine kinderärztliche Praxis. Die U-Untersuchungen sind für dein Kind sehr wichtig und gute Praxen oft sehr gefragt. Eine Suche während der Schwangerschaft ist deshalb zu empfehlen. 

14 | Kitaplatz oder Tagespflegeperson suchen 

Die Entscheidung, ob oder ab wann du dein Kind in eine Betreuung geben willst/musst, liegt ganz bei dir und hängt von deiner persönlichen Situation ab. Das Jugendamt kann bei der Suche nach einem Kitaplatz oder einer Tagespfegeeinrichtung unterstützen. Wenn du auf Betreuung angewiesen bist, solltest du schon während der Schwangerschaft mit der Suche beginnen. Besonders in Ballungsgebieten gibt es teils lange Wartelisten. 

Nach der Geburt

1 | Kind anmelden

Wann: innerhalb einer Woche nach der Geburt
Wer: Eltern oder mit Vollmacht eine Dritte Person
Wo: Standesamt
Benötigte Unterlagen: Geburtsbescheinigung, Geburtsurkunden, Heiratsurkunde und Personalausweise der Eltern, Bei nicht verheiratetet Paaren: Vaterschaftsanerkennung, ggf. Sorgerechtserklärung, Heiratsurkunde und Scheidungsurteil (bei gemeinsamen Vorkindern), Geburtsurkunden der vorherigen Kinder 

Oft macht die Anmeldung das Krankenhaus für euch und das ist auch der einfachste Weg. Wer nicht im Krankenhaus war oder ambulant nach Hause gegangen ist, kann sein Kind auch selbst anmelden. Das geht beim zuständigen Standesamt und muss persönlich innerhalb von einer Woche nach der Geburt gemacht werden. Das Standesamt stellt euch dann die Geburtsurkunde und weitere Bescheinigungen aus und per Post nach Hause geschickt. Die Geburtsurkunde braucht ihr zum Beispiel für die Beantragung von Elterngeld und Mutterschaftsgeld und die Anmeldung bei der Krankenkasse.

Tipp: wenn du und dein*e Partner*in unterschiedliche Nachnamen habt, kann es sinnvoll sein, eine internationale Geburtsurkunde zu beantragen. Diese kann das Elternteil, das nicht den gleichen Namen trägt wie das Kind, bei Reisen bei sich tragen und sich so im Zweifel als Elternteil ausweisen.

Noch ein Tipp. Sämtliche Behördengänge kann mit schriftlicher Vollmacht auch jemand anderes für euch erledigen. Und: welchen Namen euer Baby tragen soll, könnt ihr bis einen Monat nach der Geburt festlegen.

Die Anmeldung beim Einwohnermeldeamt erledigt das Standesamt automatisch. Dies ist unter anderem für die Ausstellung eines Kinderausweises und für die Eintragung des Kindes in die Lohnsteuerkarte wichtig. 

2 | Kindergeld beantragen

Wann: innerhalb von 6 Monaten nach der Geburt
Wer: Eltern
Wo: Bundesagentur für Arbeit, Familienkasse
Benötigte Unterlagen: Ausgefülltes Antragsformular,  deine Steuer-ID, steuerliche Identifkationsnummer Ihres Kindes (diese erhalten Sie in der Regel zwei Wochen nach der Geburt vom Bundeszentralamt für Steuern) 

Das Kindergeld sichert die grundlegende Versorgung deines Kindes ab der Geburt und mindestens bis zu seinem 18. Geburtstag. Falls es zu Verzögerungen kommt, kannst du den Antrag auch ohne Steuer-ID deines Kindes einreichen. Die Familienkasse wird selbst versuchen, die Steuer-ID zu ermitteln. 

3 | Anmeldung bei der Krankenkasse

Wann: innerhalb von 2 Monaten nach der Geburt
Wer: Eltern oder mit Vollmacht eine Dritte Person
Wo: Krankenkasse
Benötigte Unterlagen: Geburtsurkunde deines Kindes, ausgefülltes Formular der Krankenkasse, Krankenversichertenkarte deines Kindes (falls schon vorhanden), Unterlagen vom Standesamt

Je nachdem, wie du und dein*e Partnerin versichert sind, gibt es 3 unterschiedliche Möglichkeiten für die Krankenversicherung deines Babys: Wenn beide Eltern gesetzlich krankenversichert sind, wird dein Kind beitragsfrei bei einem Elternteil in der Familienversicherung mitversichert. Wenn beide Eltern privat krankenversichert sind, müsst ihr eine private kostenpfichtige Krankenversicherung für euer Baby abschließen. Wenn ein Elternteil gesetzlich versichert, das andere privat versichert ist, könnt ihr entscheiden, ob ihr euer Baby privat oder beitragsfrei gesetzlich versichert. 

4 | Elterngeld beantragen

Wann: innerhalb von 3 Monaten nach der Geburt
Wer: Eltern
Wo: Elterngeldstelle
Benötigte Unterlagen: Ausgefülltes Antragsformular von beiden Eltern unterschrieben, Personalausweis/ Pässe der Eltern, Nachweise über Einkommen und Mutterschaftsgeld, Geburtsurkunde Ihres Kindes im Original vom Standesamt 

Es ist wichtig, dass du das Elterngeld innerhalb der ersten 3 Monate nach der Geburt beantragst. Das Elterngeld wird nur 3 Monate rückwirkend gezahlt. Achtung: für das Jahr in dem du Elterngeld bekommst, musst du eine Steuererklärung abgeben. Tipp: Es gibt Dienstleister, die sich um die Beantragung des Elterngelds kümmern. Das ist nicht so teuer und erspart euch mitunter eine Menge Nerven.

5 | Rückbildungskurs besuchen

Wir mögen ja das Wort Rückbildung nicht wirklich, denn es impliziert, dass der Anspruch besteht, den Körper zum alten Selbst zurückzubilden. Abgesehen davon, ist es super wichtig, nach der Geburt mit sanften Übungen deinen Körper bei Rückbildungsvorgängen zu unterstützen und zu kräftigen, um Muskeln wie den Beckenboden zu stärken und dem Alltag mit Baby gewachsen zu sein. Es ist außerdem eine tolle Möglichkeit, andere Mamas mit Baby im gleichen Alter kennenzulernen. Zusammen ist man weniger allein! Mittlerweile gibt es echt auch unglaublich tolle Onlineangebote, die zum Teil sogar kostenfrei sind. Ansonsten werden die Kosten von der Krankenkasse übernommen.

6 | Bei Bedarf: Stillen dem Arbeitgeber mitteilen, Kinderzuschlag beantragen, Wohngeld beantragen, Bürgergeld beantragen, Beratungsangebote wie “Frühe Hilfen”, bei Beschwerden: Haushaltshilfe, Mütterpflegerin, Mutter-Vater-Kind-Kur

Wir hoffen, wir konnten dir helfen, in diesem riesigen Berg an Arbeit den Durchblick zu behalten und die die Angst und den Druck zu nehmen. HIER findest du passend zu unserem Artikel super gute Zusatzinformationen und richtig,  richtig gute Checklisten zum downloaden. Wir empfehlen dir, alles was geht schon so weit vor der Geburt vorzubereiten. Nach der Geburt kann dich dein*e Partner*in um den Rest kümmern oder du beauftragst für Behördengänge eine dritte Person. Aus der Erfahrung können wir sagen, dass das Wochenbett nicht wirklich der beste Ort ist, um sich mit komplexem Papierkram herumzuschlagen. 

Quellen: Richtig gut recherchiert hat schon The Weeks, vollständige und immer up-to-date Infos gibt es im Familienportal

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